Qué es ya obligatorio y qué está cambiando para las empresas

El aumento sostenido de las bajas por incapacidad temporal ha situado su gestión en el centro del debate económico y del diálogo social. Repasamos, con base en las fuentes oficiales, qué obligaciones tiene hoy su empresa, cuánto le cuesta realmente una baja y qué reformas se están negociando.

Pocas materias laborales concentran hoy tanta atención como las bajas médicas. El número de procesos de incapacidad temporal (IT) por contingencias comunes ha crecido con fuerza en los últimos años, y con él el coste que soportan tanto la Seguridad Social como las propias empresas. El debate ha saltado del ámbito técnico a la agenda política, con la patronal y los sindicatos enfrentando diagnósticos y propuestas en la mesa de diálogo social.

En medio de esa discusión, la Autoridad Independiente de Responsabilidad Fiscal (AIReF) publicó en febrero de 2026 un estudio que ordena el problema con datos. No es una norma ni impone obligaciones, pero ofrece el diagnóstico más completo hasta la fecha y anticipa la dirección de las reformas que se están cocinando. Conviene, por tanto, distinguir tres planos: qué dice ese diagnóstico, qué le obliga hoy a su empresa y qué podría cambiar a corto plazo.

El diagnóstico de la AIReF: ¿un problema de diseño?

El estudio de la AIReF, elaborado dentro de la segunda fase del Spending Review 2022-2026, parte de una constatación económica: la IT es el segundo mayor componente del gasto de la Seguridad Social tras las pensiones, con un desembolso de 16.500 millones de euros en 2024.

Su conclusión central es que la prestación adolece de un fallo de diseño de tipo principal-agente. El INSS asume la responsabilidad financiera de la baja, pero delega la decisión clínica en los médicos de atención primaria del Sistema Nacional de Salud, organizados en 17 servicios autonómicos. Esa separación entre quien decide y quien paga, según la AIReF, genera riesgos de sobreutilización y de prolongación innecesaria de los procesos cuando no existe una supervisión reforzada. Es importante subrayar el marco: la AIReF habla de gobernanza y de incentivos del sistema, no de un uso indebido por parte de las personas trabajadoras.

Los datos que sostienen el diagnóstico

Entre 2017 y 2024, los indicadores se deterioraron de forma acusada:

• Los episodios de IT por contingencias comunes pasaron de 4,7 a casi 8,6 millones.
• La incidencia subió de 21,4 a 33,9 procesos por cada 1.000 afiliados, un 58,4 % más.
• La duración media creció de 40 a 45,9 días (+14,8 %), con aumentos muy marcados en trastornos mentales (de 67 a 98,5 días) y en enfermedades musculoesqueléticas.
• La concentración es notable: el 25 % de las personas acumula el 55 % de los episodios en 2024, y quienes inician más de una baja al año pasaron del 23 % al 31,8 %.

La AIReF también analiza el papel de los incentivos económicos. Estima que en torno al 50 % de los convenios sectoriales y al 65 % de los de empresa incorporan complementos que elevan la protección durante la baja hasta acercarla al salario íntegro. Y observa que factores como la estabilidad en el empleo influyen en la incidencia: asocia el paso masivo de contratos temporales a indefinidos tras la reforma laboral de 2021 con un aumento cercano al 30 % en la probabilidad de iniciar una IT. Su lectura no es que deba recortarse la protección, sino que reforzarla exige mejorar en paralelo los mecanismos de control y gestión.

Qué le cuesta realmente una baja a su empresa

Más allá del impacto organizativo de la ausencia, la IT tiene un coste económico directo para la empresa. El subsidio se reparte por tramos sobre la base reguladora de la persona trabajadora (artículos 172 y 173 de la Ley General de la Seguridad Social):

A ese coste legal se suma, en la mayoría de los sectores, el complemento por convenio. Si su convenio colectivo mejora la prestación —algo muy frecuente—, la empresa abona la diferencia hasta el porcentaje pactado, que en promedio se aproxima al salario íntegro en los tramos más largos. Revisar qué establece su convenio en materia de complementos de IT es, por tanto, el primer paso para dimensionar el impacto real de las bajas en sus costes laborales.

Lo que ya es obligatorio hoy: la comunicación del puesto y las funciones

Desde la reforma del procedimiento de gestión de la IT (Real Decreto 1060/2022 y Orden ISM/2/2023, que modifican el RD 625/2014), la empresa debe transmitir al INSS, a través del Sistema RED, dos datos incorporados a la comunicación de la baja: el puesto de trabajo y la descripción de funciones de la persona trabajadora.

Estos campos, que al principio eran de cumplimentación voluntaria, pasaron a ser obligatorios con las versiones más recientes del sistema. El Boletín de Noticias RED 6/2024 estableció validaciones mínimas de contenido —la descripción debe tener al menos 15 caracteres y no puede rellenarse solo con números o símbolos— y advirtió de que su omisión constituye un incumplimiento sancionable. En la práctica, el sistema rechaza las comunicaciones incompletas con los errores «puesto de trabajo obligatorio» y «descripciones obligatorio».

La consecuencia práctica es doble. Por un lado, conviene contar con descripciones de puesto rigurosas y actualizadas, porque de su calidad depende que la comunicación supere las validaciones y que la valoración de la baja se ajuste a la realidad. Por otro, la gestión telemática de los partes (que ya no entrega el trabajador en papel, sino que fluye entre servicios de salud, INSS y empresa) hace recomendable revisar los circuitos internos para no incurrir en retrasos.

Lo que se está debatiendo (y puede llegar)

Sobre el diagnóstico de la AIReF y la presión de los agentes sociales, el Gobierno mantiene abierta una negociación para reformar la gestión de la IT. Estas son las líneas que conviene seguir, teniendo presente que a día de hoy son propuestas en discusión, no normas en vigor:

• Mayor papel de las mutuas. La reforma de pensiones abrió la puerta a que las mutuas asuman pruebas diagnósticas en patologías traumatológicas para descongestionar la sanidad pública, mediante convenios con las comunidades autónomas. Su despliegue está siendo, por ahora, limitado.
• Altas progresivas. El debate gira en torno a una reincorporación gradual al puesto tras el alta médica, una idea que reformuló la inicial propuesta de «baja flexible».
• Más información y control temprano del INSS. La AIReF propone un sistema de información integrado que conecte INSS, servicios de salud, mutuas y empresas, y una intervención más temprana en procesos reiterados o de larga duración.
• Observatorio de la incapacidad temporal. Reactivado en 2026 para analizar causas, duración e impacto y proponer medidas.

El debate no está exento de tensión. La patronal reclama agilidad y cuestiona el coste que las bajas suponen para las empresas —CEOE lo ha llegado a cifrar en torno a 17.000 millones de euros—, mientras los sindicatos fijan como línea roja no criminalizar a la persona trabajadora y apuntan a la organización del trabajo y a la saturación sanitaria como factores de fondo. El propio informe vincula la duración de las bajas con las listas de espera del Sistema Nacional de Salud.

El apunte asturiano

En clave regional, conviene señalar que Asturias figura entre las pocas comunidades autónomas que han suscrito el convenio de colaboración con mutuas para agilizar determinadas pruebas diagnósticas. Es un dato relevante para las empresas asturianas, porque de la efectividad de esa colaboración depende, en parte, que se acorten las esperas que prolongan las bajas.

Recomendaciones prácticas para su empresa

• Revise qué establece su convenio colectivo sobre complementos de IT: es la variable que más condiciona el coste real de las bajas.
• Asegure que la comunicación del puesto de trabajo y las funciones se realiza correctamente y en plazo, con descripciones precisas y actualizadas.
• Mantenga al día sus descripciones de puesto; son la base técnica sobre la que se apoya no solo esta comunicación, sino la prevención de riesgos y la clasificación profesional.
• Ordene los circuitos internos de gestión de partes y coordinación con su asesoría y su mutua.
• Siga la evolución de la reforma antes de cerrar previsiones de costes laborales y políticas de reincorporación.

Preguntas frecuentes

¿Está obligada mi empresa a comunicar el puesto de trabajo y las funciones al causar una baja?

Sí. Desde la entrada en vigor del RD 1060/2022 y la Orden ISM/2/2023, y con las validaciones del Boletín de Noticias RED 6/2024, ambos campos son obligatorios en el Sistema RED. El plazo es de tres días hábiles desde la comunicación de la baja y su omisión puede sancionarse conforme al artículo 21.4 de la LISOS.

¿Quién paga la baja y desde qué día?

Los tres primeros días no generan subsidio legal (salvo mejora por convenio). Del día 4 al 15 el subsidio (60 % de la base reguladora) corre a cargo de la empresa; del 16 al 20 lo asume el INSS al mismo porcentaje; y a partir del día 21 el INSS abona el 75 %.

¿Qué son las «altas progresivas»?

Es una propuesta en debate —no vigente— que permitiría una reincorporación gradual al puesto tras el alta médica. Surge de la reformulación de la idea inicial de «baja flexible».

¿El informe de la AIReF obliga a algo a las empresas?

No. Se trata de un diagnóstico con propuestas de mejora, no de una norma. Su valor está en anticipar la dirección de las reformas que se están negociando.

Fuentes oficiales

• AIReF. Evaluación del gasto público. Estudio Incapacidad Temporal (Spending Review 2022-2026, febrero de 2026)
• Real Decreto 1060/2022, de 27 de diciembre, y Orden ISM/2/2023, de 11 de enero (modifican el RD 625/2014). boe.es
• Ley General de la Seguridad Social, artículos 172 y 173. boe.es
• Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), artículo 21.4. boe.es

¿Cómo afectan estos cambios a su empresa? En Grupo Fidelitas (Oviedo para toda Asturias) le ayudamos a revisar sus convenios, sus costes de IT y sus obligaciones de comunicación. Escríbanos y actuemos a tiempo. comunicaciones@grupo-fidelitas.com 985 223 745 C/ Alonso Quintanilla, nº 3, 2º — 33002 Oviedo