El 31 de marzo de 2026 se publicó en el Boletín Oficial del Estado el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, que desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria en las relaciones entre empresarios y profesionales —el llamado modelo B2B— y que modifica el Reglamento de obligaciones de facturación aprobado por el Real Decreto 1619/2012. Con esta norma, España da un paso decisivo hacia la digitalización del tejido productivo y la lucha contra la morosidad comercial, una de las principales causas de quiebra de pequeñas y medianas empresas.

Si su empresa emite facturas a otras empresas o a profesionales, esta normativa le afecta directamente. En Grupo Fidelitas, asesores en Oviedo para toda Asturias, le explicamos sus claves de forma clara y práctica.

¿Qué es la factura electrónica B2B y por qué es obligatoria?

La factura electrónica B2B es aquella que se expide, transmite y recibe entre empresarios y profesionales en formato electrónico estructurado —es decir, en un fichero de lectura automatizada como XML—, y no simplemente en un PDF escaneado o enviado por correo electrónico. La diferencia fundamental es que el formato estructurado permite que los sistemas informáticos procesen la factura de forma automática sin intervención manual.

La obligación legal encuentra su origen en la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (conocida como Ley Crea y Crece), cuyo artículo 12 extendió la factura electrónica a todas las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales. El Real Decreto 238/2026 viene a desarrollar reglamentariamente esa previsión, fijando los requisitos técnicos del sistema, los formatos admitidos, las obligaciones de las plataformas de intercambio y el régimen de comunicación del pago de las facturas.

¿A quién afecta la obligación?

Están obligados a emitir y recibir factura electrónica todos los empresarios y profesionales que deban expedir factura según el Reglamento de obligaciones de facturación (Real Decreto 1619/2012), cuando el destinatario sea también un empresario o profesional con sede, establecimiento permanente o residencia habitual en España.

Quedan excluidas de la obligación:

• Las facturas simplificadas no cualificadas. Las facturas simplificadas cualificadas sí están incluidas en la obligación.

• Las operaciones con consumidores finales (B2C).

• Las transacciones en las que ninguna de las partes tenga sede, establecimiento permanente o domicilio en España.

• Las actividades reguladas del operador del mercado eléctrico y del operador del mercado organizado de gas.

• Las operaciones facturadas electrónicamente en el marco de las cámaras de compensación reguladas por IATA (sistemas CASS, BSP y SIS-ICH).

El Ministerio de Economía, Comercio y Empresa podrá excluir mediante orden ministerial otras operaciones cuando sea necesario para el buen funcionamiento económico del sector afectado, aunque estas exclusiones tendrán con carácter general naturaleza temporal.

Plazos de entrada en vigor: ¿cuándo tengo que adaptarme?

El Real Decreto entrará en vigor el 20 de abril de 2026. Sin embargo, su aplicación efectiva no es inmediata: los plazos para el cumplimiento obligatorio comenzarán a correr desde la publicación de la Orden Ministerial de Hacienda que regulará los aspectos técnicos de la solución pública de facturación electrónica de la AEAT. Esa Orden está prevista antes del 1 de julio de 2026, y su publicación es la que marcará el inicio del conteo.

El sistema español de factura electrónica: dos vías, una obligación

El sistema español de facturación electrónica se articula en torno a dos alternativas que pueden combinarse entre sí:

1. Solución pública de facturación electrónica (AEAT)

La Agencia Estatal de Administración Tributaria desarrollará y gestionará una plataforma pública de uso voluntario para emitir y recibir facturas electrónicas. Su uso es gratuito para los usuarios. La sintaxis de referencia de esta solución pública es el formato UBL (Universal Business Language), en cumplimiento con la norma europea EN16931.

Cuando un empresario o profesional no haya acordado expresamente recibir sus facturas a través de una plataforma privada, se entenderá que su punto de entrada es la solución pública, sin necesidad de manifestación expresa.

2. Plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas

Los empresarios pueden optar por plataformas privadas de intercambio, que deberán cumplir requisitos técnicos exigentes: certificación ISO/IEC 27001 en seguridad de la información, protocolos seguros AS2 o AS4, firma electrónica avanzada, capacidad de interoperabilidad en todos los formatos admitidos y plan de continuidad de negocio, entre otros.

Quien use una plataforma privada estará obligado a remitir simultáneamente a la solución pública una copia fiel de cada factura en sintaxis UBL. Esta copia fiel quedará marcada claramente como tal en el repositorio público.

Formatos admitidos

Las facturas electrónicas deberán sustanciarse en un mensaje estructurado conforme al modelo semántico EN16931 y en alguna de las siguientes sintaxis: CII, UBL (con adaptaciones para B2B), EDIFACT o Facturae. Los mensajes en formato Peppol BIS también son válidos en el ámbito de las plataformas privadas.

La obligación de informar sobre el estado de la factura: plazos y requisitos ya definidos

El Real Decreto concreta reglamentariamente la obligación —ya prevista en la Ley Crea y Crece— de que los destinatarios de las facturas electrónicas comuniquen al emisor determinados estados de la factura, con el fin de hacer un seguimiento real de los plazos de pago y combatir la morosidad.

Estados de comunicación obligatoria:

• Aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha.

• Pago efectivo completo de la factura y su fecha efectiva de pago.

La fecha efectiva de pago a informar es el momento en que el proveedor cobra: la fecha del pago en efectivo, la fecha de adeudo en cuenta del ordenante en caso de transferencia, o la fecha en que se acuerda una compensación de obligaciones. La mera puesta a disposición de un mecanismo financiero de anticipo no computa como fecha de pago.

Estados de comunicación voluntaria (si la plataforma lo permite):

• Aceptación o rechazo comercial parcial de la factura.

• Pago parcial de la factura (importe pagado y fecha).

• Cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago.

El plazo para comunicar cualquier estado es de cuatro días naturales desde que se produce, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales.

¿Qué debe hacer su empresa ahora?

Aunque la obligación plena no es exigible todavía, 2026 es el momento clave para anticiparse. Las empresas que actúen con antelación dispondrán de mayor margen para probar sistemas, formar equipos y pulir procesos sin la presión del plazo.

Pasos recomendados para prepararse:

• Determinar si su empresa supera o no los 8 millones de euros de volumen de operaciones, para identificar el plazo que le es aplicable.

• Revisar su software de facturación actual y comprobar si está o estará adaptado a los formatos estructurados exigidos (UBL, Facturae, EDIFACT o CII).

• Valorar si optará por la solución pública de la AEAT (gratuita) o por una plataforma privada, o por la combinación de ambas.

• Analizar los contratos con clientes y proveedores para ajustar las condiciones relativas a la recepción y gestión de facturas electrónicas.

• Estar pendiente de la publicación de la Orden Ministerial de Hacienda, que es la que activará el inicio del cómputo de los plazos.

• Consultar con su asesoría para recibir orientación personalizada sobre el impacto en su modelo de negocio concreto.

Una obligación, pero también una oportunidad

La factura electrónica obligatoria entre empresas representa un cambio estructural en la forma de facturar y gestionar pagos en España. Más allá de la obligación legal, es una oportunidad real para reducir costes administrativos, mejorar la eficiencia operativa y acelerar los cobros. Según el Estudio Comparativo del uso de la Factura Electrónica en España elaborado por SERES, en 2024 se intercambiaron más de 557 millones de facturas electrónicas en entornos B2B, con un ahorro en costes de gestión que superó los 4.300 millones de euros. El propio Ministerio de Economía estima que, cuando España alcance un volumen comparable al de Italia —donde el sistema B2B es obligatorio desde 2019 y en su primer año de funcionamiento ya gestionó más de 2.000 millones de facturas a través del Sistema di Interscambio—, el ahorro para el conjunto de las empresas españolas podría superar los 8.000 millones de euros anuales.

En Grupo Fidelitas llevamos más de 80 años asesorando a empresas y profesionales de Oviedo, Gijón, Avilés y el conjunto del Principado de Asturias en materia fiscal, laboral, contable y jurídica. Si tiene dudas sobre cómo afecta esta normativa a su empresa o necesita orientación personalizada para preparar la transición, no espere: contáctenos y nuestro equipo le ayudará a cumplir con todos los requisitos de la forma más eficiente posible.